Un espace client est un lien unique où votre client retrouve tout son projet : où il en est, les documents clés, ce qui a été décidé, ce que vous attendez de lui et le prochain rendez-vous. Le modèle Espace client de Coommit y ajoute ce qu’un portail de documents n’a pas : les appels en visio se tiennent dans le même espace, à côté du travail.
Que doit contenir un espace client ?
Un client ouvre son espace pour quatre raisons : voir où en est le projet, retrouver un document, vérifier ce qu’il vous doit, et rejoindre le prochain appel. Un bon espace client répond à chacune en un coup d’œil. Le reste, comme les factures et les contrats, vit souvent mieux dans vos outils de gestion.
C’est pourquoi le modèle est volontairement court. Il répond d’abord aux questions que les clients posent le plus souvent par mail : « On en est où ? », « Vous avez le lien du brief ? » ou « Qu’est-ce qui vous manque de notre côté ? »
Espace client Notion ou espace Coommit : ce qui change
Beaucoup de freelances et de petites agences construisent leur espace client dans Notion, souvent à partir d’un modèle de portail client. C’est un bon choix pour rassembler des documents : des pages, des bases de données, des liens, un planning.
La différence porte sur la réunion. Avec un portail Notion, l’appel se tient dans un autre outil : le client passe d’un lien à l’autre, et quelqu’un reporte ensuite les décisions dans la page. Dans un espace Coommit, l’appel a lieu à côté des documents, du site en cours et des décisions : vous parcourez la maquette ensemble, vous notez ce qui est décidé au bon endroit, et le client garde le même lien du début à la fin.
Si votre agence travaille déjà dans Notion, vous n’avez pas à choisir : le compte rendu rédigé par l’IA intégrée après chaque appel peut y être envoyé.
Ce qu’il y a sur le tableau
- Votre projet, en direct. Le logo du client et une règle : tout est ici, toujours à jour, aucune pièce jointe à chercher.
- Le mode d’emploi. C’est le même lien pendant tout le projet, une note laissée sur le tableau est lue dans la journée, et les appels s’ouvrent ici.
- Qui appeler. La cheffe de projet et ses coordonnées, puis qui s’occupe du design et du développement.
- Ce que vous recevez. Les livrables tels que convenus : un site de douze pages en deux langues, le kit de marque, deux heures de formation, trente jours de corrections.
- Les règles du jeu. Une réponse sous un jour ouvré, un tour de retours par étape, et un devis pour tout changement après validation.
- Où on en est. Le widget Objectifs affiche les étapes du projet, cochées le jour où elles sont finies, et un compte à rebours jusqu’à la mise en ligne.
- Le site, tel qu’il est aujourd’hui. Un navigateur partagé avec le lien de prévisualisation : tout le monde voit la même page pendant l’appel.
- Commencez ici. Un emplacement pour une vidéo d’accueil de deux minutes, publiée sur YouTube.
- Le brief et le planning, intégrés depuis Google Drive.
- Ce qui a été décidé, une ligne datée par décision, et ce qu’on attend de vous : le logo définitif, les photos, les mentions légales, l’accès au nom de domaine.
- Le prochain point. Le jour et l’heure, dans cet espace.
Un exemple : l’espace d’une coopérative viticole
Un studio nantais refait le site d’une coopérative viticole du Bordelais. Le lundi, la responsable communication de la coopérative ouvre le lien reçu au lancement. Elle voit deux étapes cochées, brief signé et design validé, et le compte à rebours avant la mise en ligne. Dans « ce qu’on attend de vous », une ligne la concerne : les dix photos des chais, avant vendredi.
Le jeudi à 10 h, l’appel hebdomadaire s’ouvre dans le même espace. Le studio fait défiler la future page d’accueil dans le navigateur partagé, la cheffe de projet note deux décisions datées, et la liste des attentes perd une ligne. Personne n’a cherché de pièce jointe.
Mettre en place l’espace d’un client, étape par étape
- Créez un espace par client à partir du modèle Espace client, puis renseignez le logo, les noms et les livrables.
- Intégrez les deux documents les plus demandés, le brief signé et le planning, depuis Google Drive.
- Collez le lien de prévisualisation dans le navigateur partagé.
- Enregistrez une vidéo d’accueil de deux minutes sur le déroulement du projet, publiez-la sur YouTube et collez son lien dans l’emplacement prévu.
- Envoyez un seul lien et tenez le kick-off dans l’espace. Ensuite, chaque appel, chaque décision et chaque fichier arrivent au même endroit.
Conseils pour que le client l’ouvre vraiment
- Tenez toutes les réunions dans l’espace. Si les appels ont lieu ailleurs, l’espace client devient un dépôt de documents que personne n’ouvre.
- Écrivez les décisions le jour même. Une liste de décisions datées évite bien des « je pensais qu’on avait dit… ».
- Gardez la liste « ce qu’on attend de vous » courte et précise. Un client agit sur une liste de quatre points. Il ignore une liste de quinze.
- Commencez par un vrai lancement. La réunion de lancement de projet remplit l’essentiel de l’espace dès la première heure, et les maquettes passent ensuite en tour de retours client au même endroit.
L’espace client dans Coommit
Coommit est un espace de travail partagé où les équipes se retrouvent en visio autour de leurs documents, designs et sites web. L’espace reste disponible après l’appel. Votre client rejoint depuis un lien, sans compte ni téléchargement, et trouve dans le même espace l’appel en visio, le site en cours, les documents et les décisions.
Après chaque appel, l’IA intégrée rédige un compte rendu avec les décisions et les tâches, que vous pouvez envoyer dans Slack ou Notion. Le modèle Espace client est proposé à la création d’un nouvel espace. Côté tarifs, vous payez par hôte de votre équipe, à partir de 19 $ par mois sur deux ans, et vos clients rejoignent gratuitement.
Questions fréquentes
Qu’est-ce qu’un espace client pour une agence ?
C’est un lien unique où le client voit l’avancement de son projet, retrouve les documents clés, vérifie ce que l’agence attend de lui et rejoint les réunions. Certains outils y ajoutent la facturation, les contrats et des droits d’accès. Un espace Coommit se concentre sur le travail et sur les appels, au même endroit.
Mes clients doivent-ils créer un compte ?
Non. Vos clients ouvrent l’espace depuis un lien et rejoignent les appels sans compte ni téléchargement. Ils ne paient rien : l’abonnement concerne uniquement les hôtes de votre équipe, à 29 $ par hôte et par mois, avec 7 jours gratuits sans carte bancaire pour essayer.
Quelle différence avec un espace client Notion ?
Notion est un bon outil pour rassembler des documents. La différence tient à la réunion : dans un espace Coommit, l’appel en visio se tient à côté des documents, du site en cours et des décisions, et le client garde le même lien du début à la fin. Le compte rendu de chaque appel peut ensuite être envoyé dans Notion.
Un espace par client ou un espace par projet ?
Les deux fonctionnent. Un espace par projet garde ensemble l’historique d’une refonte de site ou d’une identité de marque. Pour un client suivi toute l’année, par exemple dans le cadre d’un contrat mensuel, un espace unique réunit toute la relation au même endroit, projet après projet.
Le client peut-il laisser des retours entre deux appels ?
Oui. L’espace reste disponible après l’appel, et le client peut y laisser une note n’importe où sur le tableau. Le modèle lui annonce que l’équipe lit ses notes dans la journée : à vous de tenir cette promesse, ou de l’adapter à votre rythme avant d’envoyer le lien.