Réunion de lancement de projet : l’ordre du jour du kick-off

La réunion de lancement de projet, ou kick-off, est la première séance de travail après la signature : elle fixe l’objectif, qui décide de chaque côté, ce qui est inclus ou non, le calendrier et la façon de travailler ensemble. Le modèle Lancement de projet de Coommit tient cette heure en cinq parties chronométrées. Vous en repartez avec une page que les deux équipes pourront citer pendant tout le projet.

À quoi sert une réunion de lancement de projet ?

Le kick-off n’a pas pour but de présenter à nouveau votre agence. Il transforme une proposition signée en décisions partagées : pourquoi le projet existe, qui a le dernier mot, ce que le budget ne couvre pas, et quelles dates dépendent du client.

Les projets se perdent souvent dans les trous qu’un kick-off devrait boucher : des retours qui arrivent de quatre personnes à la fois, une « petite » page en plus que personne n’a chiffrée, des textes livrés trois semaines en retard qui décalent la mise en ligne. Le modèle est construit autour de ces trois risques.

L’ordre du jour en cinq parties

L’exemple du tableau : la refonte du site d’un éditeur de logiciels, à mettre en ligne le 12 janvier.

1. Pourquoi on est là (10 min)

Une phrase d’objectif que tout le monde signe, puis la façon de savoir que ça a marché. Dans l’exemple : « Faire du site le premier commercial : un visiteur réserve une démo en moins d’une minute. » On saura que c’est réussi quand les réservations de démo passeront de 12 à 30 par mois.

2. Qui fait quoi (10 min)

Une grille des rôles des deux côtés : qui décide, qui donne les retours, qui fournit les contenus, qui pilote, qui conçoit, qui développe. La règle écrite dessous : les retours viennent d’une seule voix. Côté client, c’est Claire qui rassemble les avis avant chaque tour.

3. Inclus, et non inclus (15 min)

Deux colonnes. À gauche : les pages, le système de design, trois tours de retours par page, la mise en ligne et deux semaines de correctifs. À droite : la rédaction des textes, la migration du blog, de nouvelles photos, un quatrième tour de retours. C’est la colonne de droite qui sauve le projet : lisez-la lentement. Un nouveau besoin ? On le chiffre, le client décide, et la date bouge ou non. Jamais en silence.

4. Le calendrier (15 min)

Quatre phases datées (découvrir, concevoir, construire, lancer) et, sous chacune, ce que le client doit fournir. Une carte nomme la date qui décide de tout : ici, les textes finaux au 15 novembre. Chaque semaine de retard décale la mise en ligne d’une semaine.

5. Notre façon de travailler (10 min)

Trois habitudes : un point de 30 minutes chaque mardi dans le même espace, des retours sous 48 heures portés par une seule voix, et un seul endroit pour les fichiers, les appels et les décisions. Le tableau se termine sur un premier pas, avec un responsable et une date.

Comment préparer le kick-off, étape par étape

1. Avant l’appel, remplissez ce que vous savez déjà grâce à la proposition : l’objectif en brouillon, les deux colonnes du périmètre, les phases. Laissez les noms vides : ils se remplissent en direct.
2. Ouvrez sur l’objectif et demandez au client de le réécrire. Un objectif écrit avec ses mots est un objectif qu’il défendra au troisième tour.
3. Remplissez la grille des rôles ensemble. Si deux personnes disent « je décide », arrêtez-vous et tranchez. Ce ne sera jamais aussi simple qu’aujourd’hui.
4. Lisez la colonne « non inclus » à voix haute. Demandez : « Quelque chose vous surprend ? » Chaque surprise entendue maintenant est une demande de modification que vous n’aurez pas à négocier plus tard.
5. Mettez les échéances du client dans le calendrier, pas seulement les vôtres : contenus, accès, validations. Entourez celle qui fait bouger la mise en ligne.
6. Terminez sur le premier pas, avec un nom et une date, et calez le point hebdomadaire dans le même espace.

Les signaux d’alerte à repérer pendant le kick-off

• Personne ne veut écrire son nom dans la case « décide ».
• La colonne « non inclus » provoque un silence gêné, ou une négociation.
• Le client découvre en réunion que les textes sont à sa charge.
• La date de mise en ligne ne tient que si tout le monde répond en 24 heures.

Aucun de ces signaux ne condamne le projet. Chacun mérite une ligne dans le tableau, avec la personne qui s’en occupe, avant de raccrocher.

Conseils d’agence pour un kick-off utile

• Tenez les 60 minutes. Un kick-off de deux heures tourne à la séance de design. Notez les questions de design pour la première revue.
• Écrivez les décisions là où tout le monde les voit. Des décisions tapées dans un tableau partagé pendant l’appel valent mieux qu’un mail le lendemain : personne ne pourra dire qu’il ne les a pas vues.
• Gardez le même espace pour tout le projet. Le tableau du kick-off devient la page de référence. Quand une question de périmètre surgit en sixième semaine, vous rouvrez l’espace et relisez la colonne de droite.
• Enchaînez avec un espace client. Le modèle Espace client réunit ensuite le planning, le brief et les décisions derrière un seul lien, et les premières maquettes passent en tour de retours client.

Le kick-off en visio dans Coommit

Coommit est un espace de travail partagé où les équipes se retrouvent en visio autour de leurs documents, designs et sites web. L’espace reste disponible après l’appel. Pour un kick-off, l’appel s’ouvre dans le même espace que le tableau : vous présentez le calendrier, vous remplissez la grille des rôles avec le client, et personne ne jongle entre les onglets.

Le client rejoint depuis un lien, sans compte ni téléchargement. Vous pouvez intégrer le brief signé depuis Google Drive et ouvrir le site actuel dans un navigateur partagé. Après l’appel, l’IA intégrée rédige un compte rendu avec les décisions et les tâches, que vous pouvez envoyer dans Slack ou Notion. Le modèle Lancement de projet est proposé à la création d’un nouvel espace. Consultez les tarifs : un abonnement par hôte, et vos clients rejoignent gratuitement.

Questions fréquentes

Qu’est-ce qu’un kick-off meeting ?

C’est la réunion de lancement d’un projet, organisée juste après la signature. Elle réunit l’équipe du client et celle du prestataire pour fixer l’objectif, les rôles, le périmètre, le calendrier et les habitudes de travail. On parle aussi de réunion de démarrage ou, tout simplement, de kick-off.

Quel ordre du jour pour une réunion de lancement de projet ?

Cinq points suffisent : l’objectif du projet et la façon de le mesurer, les rôles des deux côtés avec une seule personne qui décide, ce qui est inclus ou non, le calendrier avec les échéances du client, et la manière de travailler chaque semaine. Terminez par un premier pas, un responsable et une date.

Combien de temps dure un kick-off ?

Environ une heure : dix minutes pour l’objectif, dix pour les rôles, quinze pour le périmètre, quinze pour le calendrier et dix pour les habitudes de travail. Au-delà, la réunion dérive vers des discussions de design qui ont leur place à la première revue, avec les maquettes sous les yeux.

Qui inviter à la réunion de lancement ?

Côté client, la personne qui décide et celles qui donneront des retours ou fourniront des contenus. Côté agence, le chef de projet et les responsables du design et du développement. Si la personne qui décide ne peut pas venir, décalez le kick-off : les décisions prises sans elle seront rouvertes.

Faut-il faire un compte rendu de la réunion de lancement ?

Oui, et il doit reprendre les décisions, pas la conversation : l’objectif, qui décide, le périmètre, les dates et le premier pas. Dans Coommit, le tableau rempli pendant l’appel sert de référence, et l’IA intégrée rédige ensuite un compte rendu avec les décisions et les tâches, que vous pouvez envoyer dans Slack ou Notion.